買掛金取引は企業間（B2B）支払いに分類されるのでしょうか？答えはイエスです。御社のベンダーやサプライヤーはそれぞれビジネスを営んでおり、御社の請求書支払いはB2Bに該当します。B2B決済は2023年に113兆ドルの大台に乗り、今後も増え続けると予想されています。しかし、113兆ドル相当の取引を行うには、問題がないわけではない。2023年には65％の企業が金融関連の不正行為を経験している。
前述の統計は、B2B取引の増加に伴い、不正を排除するために安全なプロセスを導入する必要性が生じていることを示している。しかし、今日の焦点は、買掛金支払いプロセスを実施するためのベストプラクティスにあることに留意することが重要である。そのため、不正行為とは別に、企業が請求書の発行に際して直面するその他の課題にも焦点を当てるのは当然のことである。
買掛金プロセスの課題
- 手動データ入力- 請求書はどのように受け取りますか？郵送ですか、それともEメールですか？ほとんどの中小企業は、ベンダーの嗜好により、その両方を経験しています。もしあなたのビジネスがこのカテゴリーに入るのであれば、発注書の検索、勘定科目の照合、ペンと紙を使った支払いにまつわる課題を理解しているはずです。
手書きや手作業で請求書を照合する作業は手間がかかり、ミスも発生しやすい。また、支払い時にベンダーの請求書が漏れてしまう可能性も高い。
- 請求書の管理- いくら財務記録の保管に気をつけていても、請求書は紛失しやすい。請求書を紛失してしまうと、そのことを忘れてしまうか、ベンダーに電話して別のコピーを再送しなければならなくなる可能性が高い。支払いを忘れるようなシナリオでは、業者との取引関係に悪影響を及ぼしかねない。また、潜在的な投資家から赤信号とみなされる可能性もある。
- 不正行為のセキュリティ - ベンダーの請求書を把握することが買掛金処理において重要であるのと同様に、不正行為から積極的に保護することも重要です。古くなった買掛金支払ソフトウェアを使用して印刷される小切手が大量にあるため、小切手の盗難、小切手の洗浄、ソフトウェアのハッキングなどのリスクを減らすために、最新のソフトウェアを使用しながら白紙の小切手ストックに印刷し、口座情報を保護することが重要です。
買掛金支払いプロセスを安全かつ最適化する4つのベストプラクティス
- テクノロジーでペインポイントに対処- 貴社のビジネスでは、上記のうちどの課題に苦慮していますか？上記のいずれか、またはその組み合わせであれば、買掛金管理プロセスをデジタル化することで、ほとんどの課題を解決することができます。ここでいうデジタル変革ソリューションとは、請求書を一元化されたダッシュボードに取り込む機能を備えた買掛金管理ソフトウェアを指します。一元化することで、データ照合の課題を解決し、請求書や発注書を忘れる可能性を減らし、勘定照合プロセスを簡素化することができます。また、テクノロジーを活用して支払いプロセスを強化し、安全性を高めることもできます。以下のような支払いプロセス ACH、ETF、小切手などの支払プロセスでは、ベンダー固有の要件を満たすオプションが用意されている。
- 買掛金ソリューションを会計ソフトと統合-QuickBooksのような会計ソフトは、最新の記録を保持できる優れた財務データ収集ツールである。しかし、給与計算、財務諸表作成、納税など、多様な財務プロセスをサポートするように設計されていますが、買掛金プロセスを合理化する機能は限られています。確かに、ベンダーの詳細、請求書や発注書を保存することはできますが、照合、分析、支払いには買掛金ソフトが必要です。そのため、会計ソフトと統合できる買掛金管理ソフトを選べば、ベンダーの支払いプロセスを合理化することができる。このチェックリストで正しい選択方法を学ぶことができます。
- テクノロジーへの投資効果を定量化する - このベストプラクティスは、経理担当者、経理部門、そして意思決定者に進捗状況を報告しなければならない買掛金担当者を対象としている。買掛金ソフトを使用することによるROIを定量化することができれば、関係者からの継続的な支持を得ることができます。注目すべきベネフィットには、有形無形のメリットがある。買掛金管理プロセスの工数削減、エラーの排除、勘定照合の自動化、計算の最適化、ベンダーとの関係の最適化などを確実にアピールしましょう。
- 全員を納得させる- 買掛金ソリューションをビジネスに導入する意思決定者にも責任がある。その責任とは、従業員や経理担当者に、買掛金管理ソフトを使用することでこれらの業務が軽減され、他の業務に集中できるようになることを納得させることである。買掛金管理ソフトウェアの導入は、継続的なリターンをもたらす投資である。
次のステップへ
買掛金管理ソフトウェアがなければ、これらのベストプラクティスを実施し、デジタル化と自動化のメリットを活用することはできません。そのため、買掛金を最適化するための最終ステップは、お客様のビジネス上の課題を解決するために買掛金管理ソフトウェアを導入することから始まります。TROYのFlexPayは、お客様のペインポイントを解決するツールと機能を備えたターンキー買掛金ソフトウェアです。ご登録は無料です。 デモはこちらから