ほとんどの企業は小切手印刷の専門家ではないため、ちょっとしたミスで銀行から支払いを拒否される可能性があります。TROYでは、小切手印刷のエキスパートが、小切手印刷のプロセスや、最も安全な方法で印刷することによるコスト削減のメリットについてナビゲートいたしますので、お客様はこのような心配をする必要はありません。
決済処理を近代化する方法を探している現在の顧客と話すとき、また潜在的な顧客と小切手印刷という幅広いテーマについて話すとき、私はいつも最初に同じ質問をする。
「今日の小切手1枚あたりの処理額は？
必ずと言っていいほど、「わからない」という答えが返ってくる。誤解しないでいただきたいのは、これは質問に対する回答としてはまったく理解できるものであり、妥当なものだということです。TROYの顧客の多くは小切手を作成することが仕事ではなく、それは必要な雑用であり、コアビジネスを可能にするためにやらなければならない仕事なのだ。小切手は小切手である」という考え方もある。小切手は小切手である」という考え方もある。このことを念頭に置いて、私は小切手の印刷、支払い処理にかかるコスト、そして関連するすべてのコストを削減する方法について探求するブログ記事のミニシリーズを開始します。
TROYグループは、小切手の安全性を高め、支払処理にかかるコストを削減し、さらには企業が小切手を印刷するための時代遅れのプロセスから最新のコスト削減方法へと容易に移行できるよう、いくつかの新しいテクノロジーを開発しました。しかし、企業が自信を持ってワークフローを更新する前に、現在のワークフローと関連コストを理解することが重要です。
小切手の印刷コストには何が含まれているのでしょうか？まず、このテーマについて完璧に正確を期すことは不可能です。運用コストはビジネスによって異なるし、あなたの具体的な状況を推測したくはない。そこで、私は大まかな仮定を立て、あらゆる種類のビジネスに適用できるような見積もりの範囲を示すことに全力を尽くします。このブログ・シリーズのポイントは、コスト管理に役立つ小切手印刷に関する情報を提供することです。
インターネットで検索してみると、小切手1枚につき 4ドルから20ドルという 大まかな幅が示されている。しかし、さまざまな情報源から引用された数字のほとんどは、実際には説明されていない。私は、販売に向けた原動力として乱暴に数字を述べることには興味がない。私は、小切手を印刷するためにあなたのビジネスにかかる費用の内訳が知りたいのです。
50枚の小切手を送るのに、企業は毎月200ドルから1000ドルかかる。
こうである必要はないが、まずはなぜこうなのかを理解する必要がある。
印刷コストをチェックするための基本ルール、私の前提条件を整理してみよう：
切手代／郵送料は含めない。
郵送コストを小切手コストにまとめることは、考慮すべきことではあるが、小切手印刷の問題よりも郵送プロセスの問題であるというのが私の意見である。
月に50枚の小切手を想定している。
これは概念的で計算しやすい数字だ。また、中小企業の小切手取扱高を広く代表する数字でもある。
ここでは、小切手印刷の "ハード "コストに焦点を当てる。
ハードコストの例としては、消耗品（紙、トナーなど）がある。
ソフト "コストについて触れておこう。
- 人件費／時間は「ソフト」コストの一例だろう。私はこれをソフト・コストと表現しているが、これはビジネスによって異なるためであり、また、指導者がどの程度純粋な労働力をコストとみなしているかも異なる。
小切手印刷に費やされる労働時間については、大まかにしか触れません。重要なことだとは思いますが、具体的な人件費について申し上げることはあまりありません。検討のために強調したいだけです。
- 具体的な人件費についてはあまり推測したくない。
ここでは、主要小売店のオンライン価格と実店舗での価格を引用する。
私の目標は、小切手印刷用の材料を購入する際に、多くのビジネスリーダーが陥るであろう現実的な範囲について議論することである。
- もちろん、価格は販売状況や市場からの圧力、あるいはその他の得体の知れない状況によって変化します。しかし、私は、ほとんどのビジネスで発生する小切手印刷のコストについて、正直な見解を示すことを目指しています。
ほとんどの中小企業は、小切手の印刷に印刷済みの小切手用紙を使用しています。一般的に、小切手を処理し、郵送するビジネスにとって最も簡単な方法だからです。しかし、最も費用対効果の高い方法であることは稀である。しかし、小切手の印刷に関しては、ほとんどの企業は専門家ではなく、銀行が拒否するようなことをするのは簡単です。TROYでは小切手印刷のエキスパートが小切手印刷のお手伝いをいたします。
価格は販売者によって異なり、オプションも重要だが、印刷済みストックを一度に150枚購入すると仮定すると、ローエンドからハイエンドのオプションまで、これが予想される範囲となる（または、月に50枚の小切手を印刷する場合、約3カ月分）。
印刷済み小切手ストックの隠れたコスト
印刷済み小切手在庫のハード・コスト以外に、盗難や紛失の高いリスクがある。数値化するのは難しいが、消耗品コストを考慮する前に、印刷済み小切手ストックの管理には多大な時間とコストがかかる。そして、もし誰かが数枚を盗み、あなたの口座から小切手を現金化した場合、あなたのビジネスにかかるコストはどうなるでしょうか。
これにはさまざまなオプションがあり、窓の配置、セキュリティ機能、セルフシーリングなどがコストに影響します。印刷済み小切手と同様、250枚の封筒を想定しています：
封筒の価格を見積もるのは難しい。印刷済みの小切手ストックとは異なり、リスクがはるかに低いため、大量に購入することで単価の見積もりを下げることができます。また、窓の配置からセキュリティまで、いくつかの洗練された機能を選択することができます。それぞれの選択は、最終的なコストに劇的な影響を与えます。
ここで、価格見積もりが難しくなります。安価なMICRプリンターモデルを購入すれば、初期費用を抑えることができるかもしれませんが、機械的な故障という現実的なリスクを負うことになります。故障したプリンターは、最悪の場合、重要な支払いを印刷することができず、遅延や手数料の発生、最悪の場合、予算よりも早くプリンターを交換しなければならなくなる可能性があります。これは、サービスプランの隠れたコストや販売業者からの不十分なサポートについて言及するまでもない。
小切手印刷で本当に重要なのはMICRトナーです。銀行がMICRトナーの使用を要求するだけでなく、要求される品質仕様もあり、どのMICRトナーも同じではありません。どのMICRトナーも同じではありません。安価なMICRトナーを調達すると、歩留まりが低下したり、要件を満たしていないとして銀行から拒否されたりするリスクがあります。どちらのシナリオも、あなたのビジネスに時間とコストをかけることになります。とはいえ
この見積もりについてはっきりさせておきたい。これはあくまでもチェック1件あたりの絶対的な最小コストであり、もっと言えば、これは完璧なユースケースのシナリオである。完璧に動作するプロセスやワークフローは考えられません。これは出発点である。以下は、小切手の印刷コストに影響を与える、起こりうること、実際に起こることの不完全なリストです：
封筒は破れて使えない。
プリンターが印刷を詰まらせ、高価な小切手の在庫を台無しにしてしまうことがある。
人為的なミスはあらゆる転載を引き起こす可能性がある。
トナー使用量はあくまでも目安です。
プリンターや機械は常に故障している。
さらに、人件費、部品交換のための時間ロス、小切手ストックやトナーの納期遅れによる遅延／手数料がかかる。コストのリストはビジネスによって異なりますが、小切手1枚あたりの印刷コストはあっという間に2倍、3倍になってしまいます。ビジネスにおける小切手印刷の本当のコストを見てみると、 50枚の小切手を印刷するだけで、消耗品だけで月に150 ドルから200ドルもかかっていることになります。 人件費や時間、郵送費を含めると、小切手50枚で200ドルから1000ドルという業界標準のコストにすぐに近づいてしまいます。
小切手印刷の真のコストにスポットライトを当てることは重要である。たかが小切手、されど紙切れだから、コストは低いと思いがちだ。しかし、非常に重要な紙切れである。小切手を郵送する必要性を、ビジネスを行う上でのコストとしか考えていない企業も多いだろう。さらに、銀行は小切手を複雑なものにしているため、より良い方法を探す労力に見合わない。
これはすべて嘘だ。
小切手印刷には、銀行基準を満たし、かつビジネスコストを削減する、より良い方法があります。TROYグループの専門家は、小切手印刷、支払処理、文書セキュリティについて、中小企業から大企業まで日々お手伝いしています。このブログシリーズの次のパートでは、多くの企業がすでに活用し、さまざまなレベルで成功を収めている小切手印刷の代替手段をご紹介します。ACHについてはすでにご存知かもしれませんが、eチェックやデジタル・チェックについてはご存知でしょうか。また、これらの支払いに関連する手数料をご存知ですか？次回は、これらについてお話しします！