テキサスA&M大学システムにおけるAssurePayチェックによる財務業務の近代化

挑戦

テキサスA&Mの22のシステムメンバーの財務業務を管理することは、並大抵の仕事ではありませんでした。レガシーシステムであるセキュア32では、大学は日々多くの非効率に直面していました。財務管理業務担当エグゼクティブ・ディレクターのクリント・メリットはこう指摘する：

"それは時代遅れで、非クラウドベースで、ローカルにすべてを保存し、維持する必要がありました。何かが壊れた場合、技術的なリソースなしで解決することは、深刻な障害となりました。" 

各システム・メンバーがそれぞれ別のインスタンスを維持していたため、部門間で断片化が生じていました。ITサポート部門のアシスタント・ディレクター、 メリッサ・レイはこう付け加えた：

 「個々のシステム・メンバーがチェック・プロセスに失敗した場合、サポートすることができませんでした。システム全体のファイルを可視化することも、インポートすることもできませんでした。

日常業務は特に煩雑だった。最も一般的な非効率性には、手作業による小切手の承認や、印刷作業における物理的なセキュリティ・ドングルへの依存などがあった。これらの問題は、集中管理の欠如によって悪化し、エラーに対処したり標準に合わせることを難しくしていた。 

ソリューション

ウェルズ・ファーゴとシティバンクからの推薦を受け、テキサスA&MはTROYと提携し、すべての財務業務を一元化するクラウドベースの集中型フレームワークであるAssurePay Checkを導入した。

アシュアペイ・チェックの導入は、トロイの木馬チームの強力なサポートに助けられ、スムーズでした。メリッサ・レイは、その重要性を次のように強調した：

 「サポート・チームの知識と対応の良さは際立っていました。命名規則やプロファイルの標準化にはさらに時間を費やしましたが、システム・メンバー間の一貫性を実現できたことは価値がありました。" 

テキサスA&Mは、標準化されたワークフローとテンプレートを採用することで、断片化を解消し、部門間のプロセス管理を容易にした。

手作業による小切手の承認や再印刷などの機能がシームレスになり、使い勝手が向上し、すべてのユーザーのオンボーディングが成功しました。 

「全員が1つのインスタンスにいることで、生活がとても楽になりました。トレーニング、導入、メンテナンスが簡単になりました" - メリッサ・レイ、ITサポート部門アシスタント・ディレクター

結果

AssurePay Checkの導入により、Texas A&Mの財務業務は即座に広範囲に改善された：

プロセスの合理化：コア・システム・メンバー8人の小切手処理時間が、毎日最大4時間から2時間未満に短縮され、大幅な時間節約につながった。

✅ 集中管理：統一されたプラットフォームにより、クリントとメリッサのチームは、単一のインスタンスから22のシステム・メンバーの全業務を監督・管理できるようになり、より良いコラボレーションとサポートが実現しました。

エラーの削減：テンプレートの自動化と標準化により、ミスが減少し、説明責任が高まった。 

使いやすさ：システムのシンプルさと、システムメンバー全体のユーザーによる迅速なターンアラウンド。小規模なキャンパスは大幅な改善に気づき、大規模な組織向けの共有サービスははるかに効率的になりました。

✅ コストの回避：すべてのプロセスを社内で行うことで、Texas A&Mは小切手印刷の外注に伴う高いコストを回避しました。

テキサス A&M 大学システムの AssurePay Check への移行は、財務業務の近代化における先進的なテクノロジーの価値を実証しています。効率性の向上、エラーの削減、集中管理を通じて、同大学は、全米で最も複雑かつ大規模な教育システムの1つである決済ワークフローの最適化に成功しました。クリント・メリット氏もメリッサ・レイ氏も、アシュアペイ・チェックの信頼性と使いやすさが成功の主な要因であり、高等教育における卓越した業務の新たな基準を打ち立てたと強調しています。

メリッサは、 「このシステムのおかげで、導入から継続的なメンテナンスまで、すべてが簡単になりました。このシステムは、チームが部門を超えてシームレスに仕事ができるように設計されたソリューションです"