フォルダー挿入機の5つの利点

マークは、成長企業の財務責任に追われる買掛金部門のマネージャーです。会社が拡大するにつれ、マークと彼のチームが定期的に発送しなければならない小切手の量も増えています。  

マークのチームは以前は、折り畳み、挿入、発送に通常1時間程度しかかからなかった。しかし、彼の会社が新しい顧客やベンダーを獲得するにつれて、かつては簡単だった作業が、1日のうち2～3時間を費やすようになった。  

買掛金郵送の課題 

マークのAPチームは、会社の財務の中枢を管理する献身的なグループである。しかし、彼らは困難な課題に直面していた。発送する郵便物の量が増え、かつては単純なルーティンワークであったものが、労働集約的なマラソンになっていたのだ。手作業で郵便物を処理する場合、折りたたみ、封入、封緘にかかる時間は約12秒で、1時間に300枚の封筒を処理することになる。 郵便物の量が多ければ、これは本当に積み重なることになる。
 

手作業で小切手を折りたたみ、封筒に入れる作業に何時間も費やしていたチームは、この作業を楽しくする方法を見つけた。彼らは、小切手の封入と郵送の各セッションをピザ・パーティーにすることにした。これによって作業には耐えられるようになったが、パーティーによって気が散ったり、横の会話が増えたりしたため、郵送ミスが増えてしまった。

マークの会社は、一部の小切手が間違った顧客に送られ、顧客のプライバシーを侵害していたため、罰金を科せられていた。マークはそのことで上層部から非難を浴びていた。  

エラーが増えただけでなく、2～3時間かかっていたインサートが3～4時間のイベントになり、チームの中核的な責任や戦略的イニシアチブは後回しにされ始めた。  

マークはチームの生産性を維持したいと考えているが、小切手の郵送は彼らの部署にとって重要な仕事だ。  

自動フォルダー挿入機のご紹介

現状では手に負えないと考えたマークは、より良い方法を見つけることにした。スタッフを増やす代わりに、彼は研究を重ねた。マークは "自動フォルダー挿入機 "でググってみた。  

ピツニーボウズのRelayフォルダー挿入機は、マークと彼のチームにとって希望の光でした。この最先端テクノロジーは、書類を折って封筒に入れるという手間のかかるプロセスを自動化し、ワークフローを簡素化する可能性を約束するものだった。 

ピツニーボウズのフォルダー挿入機とは何ですか？ 

ピツニーボウズは郵送・郵便業界のリーディング・プロバイダーであり、100年以上にわたりソリューションを革新してきました。ピツニーボウズのソリューションには、折り機や封入機だけでなく、郵便料金計、オートレターオープナー、宛名書きソフトウェアなどがあります。TROYは ピツニーボウズのオフィシャル・ビジネス・パートナーとして、当社の不正防止セキュリティ・ソリューション・カタログとともに、これらのユニークな製品を提供できることを嬉しく 思います。

Pitney BowesのRelayフォルダー挿入機は、お客様に代わって封筒の折りたたみ、挿入、封入を行います。Relay Folder Inserterを使用すれば、貴重な時間とコストを節約しながら、通信文書を正確に組み立て、時間通りに郵送できるという安心感を得ることができます。 

ピツニーボウズのRelayフォルダー挿入機には、効率性と完全性を兼ね備えたソフトウェアが搭載されています。Relay Integrityソフトウェアにより、折りたたみと挿入のプロセスを確認することができ、Relay Inserterが読み取る2次元バーコードを追加して、可変ページの郵便物を正しい封筒に組み立てることができます。

彼の会社がリレー・インサーターを購入し、彼女のチームが使用するようになってから、マークはチームが5つのコア・レベルで向上していることに気づいた。  

フォルダー挿入機を使用する5つの利点 

1.時間の節約

手作業で折ったり入れたりしていた時間は、オフィスにあるRelayフォルダー・インサーターによって削減された。毎日3～4時間かかっていた作業が、ほんのわずかな時間に短縮されたことで、マークと彼のチームは本質的な戦略的努力に集中できるようになった。 

2.生産性の向上

Relay Folder Inserterは、APチームの生産性に新たな息吹を吹き込みました。かつては面倒で繰り返しの多かった折りたたみと挿入の作業が、合理化された自動化されたプロセスになったことで、マーク氏のチームは重要な仕事に専念できるようになりました。  

3.精度と正確さ 

Relayフォルダー・インサーター・マシンの精度の高さにより、折りたたみと挿入の工程でミスが発生するリスクがなくなりました。マークはこれで、彼女のチームの発信するコミュニケーションが、財務文書に必要な高い水準を維持していることに安心できるようになった。 

4.スケーラビリティ 

会社が成長し続けるにつれ、Relay フォルダー挿入機は増加する郵便物の量にシームレスに対応するようになりました。拡張可能な設計により、サリーのチームは効率を犠牲にすることなく、増大する仕事量に対応できるようになった。 

5.コスト削減 

Relayフォルダー挿入機は、当面の時間短縮だけでなく、大幅なコスト削減をもたらした。この投資は、単なる技術的なアップグレードではなく、長期的な財務効率に向けた戦略的な動きであることが証明された。  

ピツニーボウズとTROYでプロセスを簡素化

マーク氏がPitney BowesのRelay Folder Insertersを導入した経緯は、買掛金の領域における自動化の変革力を証明するものです。Pitney Bowes Relay Folder Inserterは、手作業による折りたたみと挿入の負担を軽減することで、マーク氏のチームに時間を取り戻させ、戦略的なタスクに再び集中させ、効率性を高めて会社の成長をナビゲートしています。マーク氏のようなAPマネージャーにとって、Pitney Bowes Relay Folder Inserterは単なる機械ではなく、財務管理というダイナミックな世界で成功するための触媒なのです。TROYのセキュアな小切手・文書印刷ソリューションと連携することで、ビジネスがまるでオイルを注いだ機械のように動き出します。