フォルダー挿入機の5つの利点

このブログは、成長企業の財務を担当する買掛金部門のマネージャー、マークの簡単な話から始めよう。会社が拡大するにつれて、マークと彼のチームが定期的に送らなければならない小切手や通信の量も増えている。  

マーク氏のチームは以前は、折り畳み、挿入、発送に通常1時間程度しかかからなかった。しかし、彼の会社が新しい顧客やベンダーを獲得するにつれて、かつては簡単だった作業が、1日のうち2～3時間、ときにはそれ以上かかるようになった。 

メーリングの課題は増え続けている

小切手や請求書のような発送郵便物の量が増えるにつれ、マークのAPチームは課題に直面するようになった。郵便物の差し入れは単純な作業だが、繰り返しや面倒な作業は、ルーティンワークを労働集約的なマラソンに変えてしまう。 P手作業で郵便物を処理する場合、折り畳み、封入、封緘にかかる時間は約12秒で、1時間に300枚の封筒を処理することになる。 郵便物の量が多ければ、これは本当に積み重なることになる。

手作業で小切手を折り、封筒に入れる作業に何時間も費やしていたチームは、自分たちでそれを楽しくする方法を見つけた。

挿入と折り畳みのたびにピザ・パーティーとなった。そう、それはこの退屈な作業を耐えうるものにしてくれたが、気晴らしや横の会話も増え、郵送ミスの増加につながった。

エラーが起きたらどうなるのか？罰金が増える。一部の小切手は間違った顧客に送られ、顧客のプライバシーを侵害し、会社に損害を与えていた。マークはそのことで上層部から非難を浴びていた。  

エラーが増えただけでなく、2～3時間かかっていたインサートが3～4時間のイベントになり、チームの中核的な責任は後回しにされ始めた。 

マークはチームの生産性を維持したいと考えているが、小切手の郵送は彼らの部署にとって重要な部分である。しかし、小切手の郵送は彼らの部署にとって重要な業務である。  

自動フォルダー挿入機のご紹介

マークはより良い方法を見つけることにした。スタッフを増やす代わりに、彼は研究を重ねた。そして見つけたのが、ピツニーボウズ社製のフォルダー挿入機だった。この自動化された機械は、マークが探していたものすべてだった。書類を折り、封筒に挿入するプロセスを単純に自動化できる機械で、彼のチームのワークフローを簡素化し、軌道に乗せることができた。

ピツニーボウズのフォルダー挿入機とは何ですか？ 

ピツニーボウズは、100年以上にわたり、フォルダー挿入機、郵便料金メーター、オートマチックレターオープナー、シッピングソフトウェアなどの機器でメーリングソリューションを革新してきた、メーリングおよび郵便業界のリーディングプロバイダーです。TROYは Pitney Bowesのオフィシャルビジネスパートナーとして、小切手の印刷から発送まで、エンド・ツー・エンドのソリューションを構築するために必要なあらゆる種類のメーリング機器を提供しています。

Pitney Bowes Relay® フォルダー挿入機は、お客様に代わって封筒の折り、挿入、封入を行い、手作業の工程を省きます。モデルにもよりますが、Relayフォルダーインサーターは1時間に最大5,400通の郵便物を処理することができ、お客様の貴重な時間とコストを節約すると同時に、通信物が正確に組み立てられ、時間通りに郵送されるという安心感を得ることができます。 

Relay®フォルダー挿入機は、小切手やその他の通信物の物理的な折り畳みと挿入を自動化するだけでなく、Relay Integrityソフトウェア（ ）が付属しているため、折り畳みと挿入のプロセスを可視化することができ、ミスを未然に防ぐことができます。このソフトウェアを使用すると、Relay Inserterが読み取る2次元バーコードを追加して、可変ページの郵便物を正しい封筒に組み立てることができます。 

マークは会社を説得してリレー・インサーターを購入し、チームに使わせるようにしたところ、チームが5つのコア・レベルで向上していることに気づいた。  

フォルダー挿入機を使用する5つの利点 

1.時間の節約

オフィスでは、Relay® フォルダー・インサーターを使うことで、手作業で折り畳んだり挿入したりする時間が短縮された。毎日3～4時間かかっていた作業がほんのわずかな時間に短縮されたことで、マークと彼のチームは重要な戦略的取り組みに集中できるようになった。 

2.生産性の向上

リレーフォルダー・インサーターは、APチームの生産性に新たな息吹を吹き込みました。かつては面倒で繰り返しの多かった折りたたみと挿入の作業が、合理化された自動化されたプロセスになったことで、マーク氏のチームは重要な業務に専念できるようになりました。  

3.精度と正確さ 

Relay®フォルダー・インサーター・マシンの精度の高さにより、折りたたみと挿入の工程でミスが発生するリスクがなくなりました。これでマーク氏は、チームの発信するコミュニケーションが、財務文書に必要な高い水準を維持していることに安心できるようになった。 

4.スケーラビリティ 

会社が成長し続けるにつれ、Relay® フォルダー挿入機は増加する郵便物の量にシームレスに対応できるようになりました。拡張性の高い設計により、サリー氏のチームは効率を犠牲にすることなく、増大する仕事量に対応できるようになりました。 

5.コスト削減 

Relay®フォルダー挿入機は、当面の時間短縮だけでなく、大幅なコスト削減も実現した。この投資は、単なる技術的なアップグレードではなく、長期的な財務効率に向けた戦略的な動きであることが証明された。  

フォルダー挿入機でメーリングを簡素化

マークと同じように、支払い、紙の小切手、請求書などを合理的な時間枠で送り続けることに苦労しているかもしれない。AP部門でなくても、人事、給与、メールルームのマネージャーは常にこのような問題に取り組んでいる。

Pitney BowesのRelayフォルダー挿入機は、手作業による折りたたみと挿入の負担を軽減することで、チームの時間を取り戻し、戦略的なタスクに集中し、効率性を高めて会社の成長をナビゲートすることができます。

カタログをダウンロードして、ピツニーボウズの郵便サービスをご覧ください。