買掛金101：デジタルおよび自動支払入門

買掛金は、企業の財務状況を把握するための重要なキャッシュフロー指標です。その重要性から、すべての会計士、中小企業経営者、起業家は、買掛金とは何か、そしてそのプロセスを管理する方法を理解する必要があります。このブログでは、包括的なガイドを提供します：

買掛金プロセス
● 買掛金の計算、予測、照合方法
● 買掛金のデジタル化と自動化の重要性
● 買掛金を合理化、簡素化するツール。

買掛金の紹介

買掛金とは、給与を除くすべての事業経費を指します。これは、あなたのビジネスに商品やサービスを提供するすべてのベンダーやサプライヤーとの金銭的な約束で構成されています。一般的に、これらの財務的コミットメントは、まだ支払われていない商品やサービスの請求書を指します。従って、すぐに代金を支払って商品を受け取るような請求書は、買掛金勘定には含まれません。

買掛金の項目には、給与と同様、税金、従業員手当、その他の報酬の支払いは含まれない。ベンダーやサプライヤーから受け取った請求書のみに焦点を当てる。買掛金プロセスは、発注、請求書の受領、請求書の支払い解決に関連する活動を指す。このプロセスは4つの重要な活動に分類される：

1. 発注書の作成
2. 発注書の受領
3. 請求書を受け取る
4. 請求書を支払い、会計記録を照合する。

最初の2つは自明であるが、最後の2つのプロセスがどのような活動で構成されているかを強調することが重要である。請求書は、ベンダーとの関係やその請求プロセスに応じて、さまざまな方法で受け取られる。請求書は、Eメールで送られることもあれば、郵送されることもある。そのため、買掛金の責任を最適に解決するためには、請求書を適切に回収する必要があります。請求書を回収したら、明細書や納品書などの取引関連書類と比較する必要があります。これにより、正確な支払いが規定時間内に行われ、ベンダーとの取引関係が改善され、与信枠が拡大されます。 

買掛金の計算と予測

従来の買掛金計算プロセスは時間と労力がかかる。例えば、ABC社が3ヶ月の会計期間に50社から商品を購入したとする。買掛金を正確に計算するために、ABC社は請求書を照合し、支払期限にいくら支払う必要があるかを計算しなければならない。 

ABCの買掛金支払いの一貫性は、買掛金回転率（APTR）の算出にも使用できる。売上高回転率は、事業と投資家に、事業のキャッシュフローと財務債務をどれだけ一貫して履行しているかについての洞察を提供する。 買掛金回転率を計算するには、特定のパラメータを知る必要がある。例えば、期首買掛金残高（BAP）、総調達仕入高（TSP）、期末買掛金残高（EAP）などである。例えば、ABCの場合： 

BAP - $10K
● TSP - $40K
● EAP - $12K
● 買掛金回転率 - TSP / (BAP + EAP / 2) = 40K / (10K + 12K / 2) = 1.8

これは、ABCの買掛金の支払いが3ヶ月間で約2回行われたことを意味する。次の四半期のABCの売上高回転率が低下するということは、その事業がサプライヤーへの支払いに長期間を要しており、財務的に苦境に立たされているか、ベンダーとの支払構造を更新した可能性があることを意味する。比率が上昇するということは、その事業がサプライヤーへの支払いをより速いペースで行っており、財務的に健全である可能性があることを意味する。 

ABCの買掛債務履行能力を予測するには、過去の回転率データを使用することができる。仮にABCの売上高回転率が3ヶ月毎に1.8回転（90日）であったとすると、請求書発行に要する平均日数は-90日/1.8回転＝50日となる。これは、ABCがサプライヤーへの支払いに平均50日かかることを意味する。 

過去の買掛金データから得られる洞察は、企業の将来の支払い能力を予測するための基礎となります。これらの洞察は、ベンダーへの将来の支払いを計画し、信頼を高め、供給残をなくし、顧客需要の増加がキャッシュフローに与える影響を推測するためにも活用できます。

買掛金と売掛金の比較

買掛金と並んで、売掛金もまた、事業のキャッシュフローと健全性の重要な指標となる。先に定義したように、買掛金は、商品やサービスのベンダーやサプライヤーに対する金銭的債務に焦点を当てています。売掛金とは、あなたのビジネスが提供するサービスや商品から支払われるべき金銭のことです。

企業は買掛金を処理するために多様な資金源に依存しているが、売掛金から受け取った金額は一般的に請求書の履行に使用される。理想的なシナリオでは、健全なビジネスとは、他の資金源に頼ることなく、売掛債権から得た資金を買掛債務、給与、経常的な運営コストに充当することである。 

自動化による買掛金プロセスの最適化

電子的または物理的に送られた何百もの請求書を手作業で照合し、支払いの前にそれらを確認するのは、ミスが発生しやすい時間のかかるプロセスです。多くの場合、物理的なプロセスに頼ると支払漏れが発生し、サプライヤーと受取人の信頼関係が損なわれる。ありがたいことに、買掛金支払いプロセスを自動化するソフトウェア・アプリケーションが存在します。これらのアプリケーションは、請求書の照合、勘定科目の照合、計算の自動化、支払いの自動化、将来の使用のためのデータの保存など、ビジネスに単一の真実のソースを提供します。 

一元化された会計プラットフォームは、デジタル化によって会計プロセスを合理化します。まず、面倒なデータ入力をなくし、紙ベースのプロセスを削除し、ヒューマンエラーを減らすデジタル監査プロセスを生成します。その一例が QuickBooksだ。企業はQuickBooks OnlineとDesktopを活用し、一元化されたプラットフォーム内で会計と簿記の要件を合理化している。 QuickBooksはまた、ビジネスの買掛金プロセス、給与管理、キャッシュフロー分析の基礎となる財務取引データの保存にも使用されます。

最新の買掛金管理ソフトウェアは、QuickBooksに保存されている取引情報を活用し、買掛金管理プロセスを自動化します。これらのアプリケーションはQuickBooksと統合し、請求書、受注書、受注書などの重要な買掛金情報のみにアクセスし、プロセスを開始します。QuickBooksのデータを活用することで、アプリケーションは監査と計算プロセスを自動化し、ビジネスの買掛債務に関する単一のダッシュボードを提供します。 

高度な買掛金管理ソフトウェアでは、請求書に対する多様な支払いオプションを提供することで、プロセスをさらに一歩進めます。これらのオプションには、各ベンダーの支払い要件に応じて、電子送金、電子小切手、安全な物理的小切手の使用が含まれます。 

経験豊富な会計士と成功企業がTROY FlexPayを選ぶ理由

統計によると、 買掛金処理が不十分な企業の70％が廃業している。中小企業が成功するためには正確な財務データと洞察力が必要なのです。TROY FlexPayは買掛金支払プロセスを自動化、合理化、管理するためのターンキーソフトウェアです。このアプリケーションはQuickBooksと連動し、お客様やベンダーが希望する方法で請求書の支払いを行うことができます。請求書支払いのオプションとして、EFT、ACH、現物小切手が あり、買掛債務を履行することができます。 

TROYのFlexPayを利用して買掛金処理のデジタル化と合理化を実現した中小企業は、財務的なメリットに加え、以下のような無形のメリットも得ることができます：

ベンダーと取引先の関係を最適化 ：各サプライヤーの多様な要件に合わせて支払方法をカスタマイズすることで、ベンダーから見て信頼できる評判の高い企業であることを再確認できます。

サプライヤーの能力とニーズを予測する：過去のデータを使って、ベンダーがいつ注文をこなし、いつ支払いを受けたいかを判断することで、あなたのビジネスはベンダーにとってより良い顧客になることができる。また、サプライヤーの能力を理解することで、サプライヤーの製造能力や納品能力に応じて、需要の増加をカスタマイズできるようになります。これはまた、供給関連の課題を回避するのにも役立ちます。

ベンチマークデータの活用： 過去の買掛金データを顧客需要の増加などのトレンドと照らし合わせて分析することで、買掛金債務の履行能力に対するトレンドの影響を予測することができます。 

買掛金の合理化・簡素化については、TROY FlexPayのページを ご覧いただくか、TROYグループの担当者にご相談ください。