中小企業から中堅企業に至るまで、買掛金管理は悪夢のような作業だ。郵送されてきた物理的な請求書を照合し、請求書を照合するために個々の電子メールを検索し、請求書が正確であることを確認し、物理的な請求書に対して数枚の小切手に署名し、デジタル決済を行ってプロセスを完了する。この面倒なプロセスは、ヒューマンエラーや非効率の余地を生み出し、ビジネスに悪影響を及ぼす。
そして、その大きな悪影響とは何か？中小企業にとって、不適切な買掛金管理は約80％の企業の失敗の原因となっています。ご存知の通り、支払いの行き違いは、ベンダーが嫌う信頼と説明責任の低下につながります。そのため、買掛金管理の一元化と合理化のためにデジタル化を選択すれば、買掛金処理にまつわるミスや忘れ物をなくすことができます。
デジタル化：買掛金の理想的な世界
買掛金管理プロセスの理想的な世界は、請求書管理につきものの人的エラーや退屈さを解消するために、デジタル化、自動化、集中化に大きく依存しています。まず、一元化されたシステムがメッセージング・チャネルを監視し、営業やマーケティング・チームに送られるすべての請求書を追跡します。一元化されたシステムは、適切な請求書を承認のために適切な担当者に自動的に転送し、請求書が指定された見積書と一致していることを確認し、支払詳細が正しいことを示す通知を提供します。次に、システムはベンダーに物理的または電子小切手による支払いを発行する承認を求め、その配達を追跡します。最後に、すべての財務諸表が自動的に更新され、次の支払いのためにシステム内に保存される。これらはすべてリアルタイムで達成される。
買掛金のデジタル化はかなりの成功を収めているが、完全に自律的なプロセスを実現することはまだ不可能である。デジタル化されたソリューション TROY FlexPay のようなデジタル化されたソリューションは、自動化、集中化されたプラットフォーム、プロセスのリアルタイムな可視性の提供を通じて、現実の世界と理想化された世界とのギャップを埋めるのに役立ちます。
TROY FlexPayによる買掛金の自動化
TROY FlexPayは一元化された買掛金ソリューションで、デジタル化されたシステムで請求書を収集し、請求書と見積書を照合し、ベンダー固有の要件に従って支払いを行うことができます。買掛金プロセスを管理するために、このアプリは自動化を活用してデータ入力を簡素化し、意思決定者にタイムリーな通知を送信します。このアプリは自動化に依存しているため、過去の取引や利用可能な請求書から利用可能なデータを使用して、勘定科目の相違や計算ミスなどの潜在的なエラーを発見することも可能です。
TROYのFlexPayは支払ワークフローを一元化し、財務情報を一元管理することができます。一元化することで、すべての請求書は、どのような方法で納品されたかにかかわらず、一元的に保管され、権限を持つ個人がアクセスできるようになります。ワークフローは適切な個人に割り当てられ、可能性のある問題へのフラグ付けや支払いの承認など、承認を求めることができます。
買掛金アプリのもう一つの特長は、QuickBooksのような会計ソフトとの同期です。 TROYのFlexPayはQuickBooks DesktopおよびOnlineとシームレスに連携し、支払いオプションを保護します。QuickBooksとの一元化、自動化、同期化により、買掛金管理業務にかかる時間の約60％を削減することができます。
TROY FlexPayによる小切手決済の最適化と安全性
さて、すでにご存知のように、いくつかの決済アプリが上記のような機能を提供していることは言うまでもないが、TROY FlexPayが異なる点はここにある。このアプリはデジタル小切手または物理的な小切手の使用と作成を統合し、プロセス全体を保護しながら支払いを行います。
TROY FlexPayの大きな特徴は、小切手の作成プロセスをサポートすることです。デジタル小切手決済機能を利用することで、取引先の銀行口座と連携し、取引先を対象とした小切手を作成することができます。この機能を追加することで、請求書、支払金額、ベンダー口座、支払専用小切手を1つのウィンドウまたはページでリアルタイムに表示するワークフローを一元化することができます。また、必要な時にアプリを使用して白紙のストックに小切手を印刷することで、安全な物理的小切手を作成することもできます。
支払いと小切手の作成プロセスには、悪質な業者がITの抜け穴を悪用して貴社のビジネスを欺くことがないよう、セキュリティも備わっています。これらのセキュリティ機能には、小切手や支払いの不正行為を減らす2ファクタ認証やマイクロ入金認証が含まれます。
TROY FlexPayは、デジタル小切手印刷と物理的な小切手印刷の世界を統合し、お客様とベンダーがどちらの支払い構造やオプションを好むかを決定できるようにします。TROYのFlexPayアプリは、数十年にわたる支払プロセスの簡素化と安全性確保の経験を活かして開発されました。TROYのFlexPayアプリは30日間無料でお試しいただけます。中小企業のお客様には30日間の無料トライアルをご用意しております。
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