TROY FlexPayが買掛金支払いプロセスを簡素化する5つの方法

買掛金とは何かご存知ですか？もしかしたら聞いたことがあるかもしれませんし、大まかなことはご存知かもしれませんが、もう少し掘り下げてみましょう。買掛金とは、ベンダーが提供した商品やサービスの代金を、クレジット契約や指定された支払いプランに従って支払うことを意味します。当然のことながら、このクレジット契約や支払計画の条件を満たさない場合、サプライヤーからの信用を失ったり、過払いによって資金を失うなど、具体的な結果が伴います。 

定義はさておき、ここからが重要な部分である。中堅・中小企業の約82％が創業後5年以内に倒産しており、その原因は買掛金問題である可能性がある。 大企業の場合、多くの買掛金データと人的ミスがその課題の主な原因である。中小企業も同様の課題に直面しており、これが本日のブログの内容です。

中小企業が直面する買掛金の課題

手作業によるデータ入力：まず、ベンダーやサプライヤーが、請求書の受け取り方法について、必ずしもあなたの希望する選択肢に協力してくれるとは限らないということを述べておく。請求書を郵送で送ってくるベンダーもあれば、マーケティング用のEメールで送ってくるベンダーもある。そのため、これらの請求書とその中のデータを照合することは困難です。手作業によるデータ入力プロセスでは、支払いを行う前に必要な計算を実行するために、現物とデジタルの両方で大量の郵便物を検索する必要がある。 手作業は人為的なミスが発生しやすく、手間がかかるため、ご存知のように複数のミスが発生する。また、手作業によるデータ入力は、本来であればコア業務に労働時間を費やすべき従業員から多くの工数を奪ってしまう。

請求書の管理請求書1通を紛失するのは簡単なミスだ。しかし、複数の請求書を置き忘れることが日常茶飯事となったら、その流れを止めるべき時だろう。請求書1枚を紛失した場合、そのことに気づいて別の業者に再発行を依頼するのは簡単だが、複数の請求書を紛失すると、そのうちの数枚が紛失する可能性が高くなる。複数のサプライヤーから恐るべき「フォローアップ」の電話を受けることで、いくつかのサプライヤーと受取人の関係が終わることになるかもしれない。これはもちろんビジネスにとって悪いことであり、監査準備に悪影響を及ぼすかもしれない。

発注書の追跡ベンダーの請求書を追跡することが買掛金支払プロセスにとって重要であるのと同様に、発注書を正確に作成し追跡することも重要です。発注書によって、購入品目、購入金額、支払時期を把握することができます。また、多くのサプライヤーと取引する際には、混乱した世界に秩序をもたらしてくれます。多くの中小企業は、発注書を手作業で管理するのが難しいため、発注書の作成を省略し、過去の履歴や直感に頼って仕入を追跡しています。

買掛金を手作業で管理するのは時間がかかり、非効率的なプロセスである。適切なツールとは、自動化を活用し、計算を合理化し、買掛金データを単一のプラットフォームで一元管理するデジタル・ソリューションです。 

TROY FlexPayが買掛金を簡素化する5つの方法

TROY FlexPayは買掛金の合理化をお考えの中小企業様向けの革新的で使いやすいソリューションです。TROY FlexPayによる買掛金の自動化により、注文書や請求書の追跡や手入力の心配がなくなります。TROYのFlexPayとQuickBooksのベンダーデータを統合することで、一つのプラットフォームからベンダーへの支払いを開始することができます。TROY FlexPayはACH、デジタル小切手、印刷小切手、小切手決済サービスなど様々な決済方法を選択することができます。 

TROYのFlexPayには多くの利点がありますが、最初から指摘する価値のある5つの中核的な利点があります。

プロセスの一元化すべての請求書や買掛金データを一元管理することで、数十の請求書や支払契約書を一目で把握することができ、プロセスが瞬時に簡素化されます。TROY FlexPayは請求書、承認要件、支払指示を一元的に表示します。これにより、常に買掛金のデータとプロセスを完全に管理することができます。そのため、請求書や発注書の管理に関連するいくつかの課題を解決することができます。

データ入力の自動化 TROYのFlexPayはデータ入力、発注、計算を自動化することができます。自動化を活用することで、手作業によるデータ入力に伴う労力と時間のかかる作業など、中小企業が買掛金処理で直面する課題を解決することができます。また、自動化により、手作業によるデータ入力や勘定照合による計算ミスの確率を減らすことができます。 TROYのFlexPayは自動リマインダー機能により、支払、発注、契約を忘れることなく自動化します。そのため、確実に契約を履行し、取引先との関係を良好に保つことができます。

詳細なレポートTROY FlexPayでは全ての買掛金データを正確に記録することができます。現在および過去のデータにアクセスすることで、貴社は取引を分析し、将来の仕入を予測することができます。また、詳細なレポーティングにより、特定の日付の取引データ、誰が特定の支払いを承認したか、どのベンダーへの支払いかを確認することができ、社内のアカウンタビリティを確保することができます。詳細なレポーティングに付随する透明性は、監査への対応力を高め、ミスをなくします。

ベンダー・マネジメント サプライヤーとの良好な信用関係を構築することで、ビジネスの利益を維持するために必要な原材料や品目が継続的に供給されるようになります。TROY FlexPayを利用することで、リアルタイムでベンダーの詳細情報にアクセスし、支払い条件を調整し、その条件をベンダーに伝え、支払いプロセス全体を効率化することができます。したがって、TROY FlexPayを利用することで、ベンダーにデジタル請求書を適切なルートで送付することで、支払期日を遵守し、事前の契約に従って支払いを受けることを納得してもらうことができます。

小切手決済の管理 TROY FlexPayの革新的な機能のひとつに、小切手決済をサポートする機能があります。このアプリケーションを使用すると、ベンダーの要件に応じてデジタル小切手または物理的な小切手を作成することができます。このような小切手決済の柔軟性は他社にはない特徴です。TROYグループはまた、安全な小切手の作成をアウトソーシングするオプションを提供することで、お客様の小切手決済の選択をサポートします。60年以上にわたって小切手決済業界を支えてきたTROYグループなら、最先端技術を駆使して不正行為からお客様の小切手を守ります。

TROY FlexPayとQuickBooks

TROYのFlexPayはQuickBooks DesktopおよびOnlineソリューションとシームレスに統合され、お客様の支払オプションを保護します。QuickBooksとの一元化、自動化、同期化により、買掛金処理にかかる時間の約60％を削減することができます。今すぐご契約いただき、買掛金処理に自動化とデジタル化を導入してください。TROYのFlexPayはQuickBooksのアプリストアで ご利用いただけます。

詳しくは、フレックスペイ専用ウェブサイトをご覧ください。